Popis
Seminář legislativním i praktickým rámcem vedení spisové služby především v elektronické podobě vzhledem k aktuálnímu tématu – jak je třeba se připravit na aplikaci nových povinností v jejím vedení od 1. 1. 2027 v souvislosti s přijetím zákona číslo 261/2021 Sb., kterým se mění některé zákony v souvislosti s další elektronizací postupů orgánů veřejné moci, ve znění zákona č. 270/2021 (tzv. DEPO) a dalšími předpisy. Seznámí s principy spisové služby jako „dobrého sluhy“, přinese aktuální informace, aby se nestala „zlým pánem“. Účastníci si osvojí praktické dovednosti a získají jasný přehled o právních rámcích, které se ke spisové službě vztahují, o efektivní správě dokumentů a v orientaci v souvisejících právních předpisech (zejména GDPR a eIDAS). Probrány budou postupy skartačního řízení pro listinné i elektronické dokumenty, kterých v praxi eGovernmentu stále přibývá.
Online kurz prostřednictvím aplikace TEAMS – není nutné tuto aplikaci instalovat, přihlášení je možné přes webový prohlížeč. Účastníci dostanou před kurzem manuál pro použití této aplikace – jak se přihlásit, jak se zapojit do diskuze, jak klást dotazy apod.
Obsah:
- Proč je spisová služba klíčová pro každého úředníka?
- Základní pojmy při správě analogových a elektronických dokumentů
- Právní úprava spisové služby
- Síť veřejných archivů – metodická pomoc i kontrolní orgán
- Spisový řád, spisový a skartační plán – povinná interní norma původce, jeho tvorba, aktualizace
- Bezpečnostní rizika v oblasti spisové služby (zejména GDPR ve spisové službě)
- Elektronické systémy správy dokumentů (samostatné evidence dokumentů)
- Informační systém datových schránek (ISDS) jako nedílná součást spisové služby
- Životní cyklus dokumentů v podmínkách veřejné správy
- Spisový řád a další vnitřní předpisy původce dotýkající se správy analogových a elektronických dokumentů
- Bezpečnostní rizika v oblasti správy elektronických dokumentů
- Doručování a příjem dokumentů
- Evidence dokumentů, tvorba a evidence spisu
- Vedení spisové služby v mimořádných situacích
- Rozdělování a oběh dokumentů a spisů
- Vyhotovování, podepisování a schvalování dokumentů
- Odeslání a vyřízení dokumentů
- Vyřízení a uzavření spisu
- Ukládání analogových a elektronických dokumentů a spisů ve spisovnách
- Spisová rozluka
- Skartační řízení a využívání archiválií jako pramene pro regionální dějiny
- Výběr archiválií, skartační řízení analogových a elektronických dokumentů
- Ukládání archiválií ve veřejných archivech či v Národním digitálním archivu
- Kontrola výkonu spisové služby
- Další spolupráce původců s veřejnými archivy (zpřístupňování archiválií, spolupráce mezi kronikáři a archivy, při publikační činnost, výstavách atd.)
- Diskuse o vlastních zkušenostech a dotazy
